Rekomendasi

Temuan 1:
Sistem absensi tidak dapat otomatis mencatat jam datang dan jam pulang lebih dari 1 kali dalam 1 hari. Jika pengguna tidak yakin bahwa dirinya telah dicatat kehadirannya, maka bisa saja dia fingerprint lagi dan hal itu sudah dianggap jam pulang. (1x -> jam datang, 2x -> jam pulang).

Pengguna tidak yakin dirinya sudah dicatat sebab monitor yang digunakan tsb butuh waktu lama untuk menginformasikan keterangan bahwa fingerprint mereka sudah berhasil, sehingga mereka mencoba fingerprint lagi (karena mereka pikir, yang pertama tadi belum berhasil).

Spesifikasi komputer yang digunakan untuk sistem absensi ini kurang tinggi, sebab komputer butuh waktu lama untuk mengenali fingerprint.

Rekomendasi:
Sebaiknya sistem ini memanfaatkan hardware yang menunjang (spesifikasi tinggi) sehingga tidak butuh waktu lama untuk mengenali fingerprint dan menampilkan keterangannya di monitor.

Temuan 2:
Monitor lama menginformasikan bahwa nama telah masuk (hadir).

Temuan 3:
Informasi absen yang dikirim via email pribadi tidak langsung masuk begitu absen, kadang siang hari baru masuk.

Temuan 4:
Karyawan ikatan dinas/yang jam kerjanya tidak tetap harus absen manual dan dientry ulang setiap beberapa hari sekali

Temuan

Setelah mewawancarai beberapa karyawan pengguna absensi fingerprint ini, maka ditemukan beberapa keluhan sebagai berikut:
1. Tidak dapat otmatis mencatat jam datang dan jam pulang lebih dari 1 kali dalam 1 hari. Jika pengguna tidak yakin bahwa dirinya telah dicatat kehadirannya, maka bisa saja dia fingerprint lagi dan hal itu sudah dianggap jam pulang. (1x-->jam datang, 2x-->jam pulang)
2. Pada hari Sabtu, hanya dapat mencatat kehadiran karyawan yang telah mendapatkan jadwal piket Sabtu.
3. Sidik jari sering tidak dikenali ketika menggunakan fingerprint
4. Monitor sering mati sehingga harus melihat lebih seksama ke layar fingerprint machine yang kecil supaya tahu sukses absen atau tidak.
5. Monitor lama menginformasikan bahwa nama telah masuk (hadir)
6. Informasi absen yang dikirim via email pribadi tidak langsung masuk begitu absen, kadang siang hari baru masuk.
7. Karyawan ikatan dinas/yang jam kerjanya tidak tetap harus absen manual dan dientry ulang setiap beberapa hari sekali

by:
= Anita (04410100015)=

Cakupan dan Metodologi

Audit difokuskan pada sistem absensi karyawan tetap STIKOM, tidak membahas hubungannya dengan penggajian karyawan dan absensi karyawan tidak tetap, dosen luar biasa, dan lain sebagainya yang tidak mempunyai jam kerja tetap.

Metodologinya mencakup evaluasi dari kebijakan dan prosedur yang terkait dengan sistem absensi yang sudah ada, wawancara dengan manajemen dan staf, serta analisa data dan catatan yang terkait.

by: Fansi (04410100080) and Noer Intan (04410100062)

Latar Belakang

1. Sistem absensi karyawan ini mencatat jam masuk dan jam keluar setiap karyawan yang ada di STIKOM. Sistem ini dibuat oleh bagian Penerapan dan Pengembangan Teknologi Informasi (PPTI) STIKOM yang berlokasi di lantai 8 gedung biru STIKOM, Jl. Kedung Baruk 98 Surabaya.

2. Setiap karyawan yang telah mempunyai jam kerja tetap memakai mesin fingerprint setiap datang dan pulangnya yang akan dicatat dalam database. Selain dengan fingerprint, beberapa karyawan seperti karyawan ikatan dinas, karyawan yang tidak dapat login dengan fingerprint (mungkin karena jarinya terluka dsb) menggunakan absensi manual yang ditulis pada kertas absensi di pos satpam atau di admin prodi yang akan diinputkan kemudian oleh bagian PSDM.

3. Absensi ini juga akan memberikan keterangan apakah seorang karyawan sudah tepat waktu, terlambat tanpa ijin, terlambat dengan ijin, ijin, atau yang lainnya berdasarkan jam masuk dan jam keluar karyawan.

4. PPTI memiliki Jaringan Area Lokal (LAN) yang menghubungkan 1 gedung dengan kabel serat optik (FO).

5. Sistem absensi karyawan ini selanjutnya dapat digunakan oleh berbagai departemen yang ada di STIKOM antara lain Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) Stikom dalam menghitung gaji, uang makan, uang lembur karyawan.

by: Anita (04410100015) dan Meity (04410100079)

Tujuan Audit

Tujuan audit kelompok kami ini adalah menganalisa sistem absensi karyawan pada STIKOM Surabaya agar sistem dapat bekerja dengan lebih baik dan maksimal.

by: Kusuma Yanti (04410100082)

Sistem yang Kami Audit

Sistem yang akan kami audit adalah Absensi Karyawan di STIKOM Surabaya. Hari ini kami telah mendapatkan perizinan dari Bapak Tutut Wurijanto sehubungan dengan pengauditan sistem ini. Untuk selanjutnya, tiap perkembangan akan kami catat di blog ini.

by: Fansi (04410100080)